Obtenir un certificat de signature ou de cachet électronique professionnel

Toute personne physique représentant une personne morale (organisation) immatriculée au Registre du Commerce et de l’Industrie (RCI) de Monaco, expressément autorisée à le faire par son/ses représentant(s) légal(aux), peut faire une demande d’obtention de certificats de signature ou de cachets électronique auprès de la Direction du Développement Économique, via le dépôt d’un dossier d’enregistrement.

Le dossier d’enregistrement peut être déposé par :

• Un représentant légal de l’organisation
• Un mandataire de certification : il est expressément autorisé par le(s) représentant(s) légal(aux) à gérer les dossiers d’enregistrement et le retrait des certificats, en lieu et place des bénéficiaires. Un responsable légal d’une organisation est désigné mandataire de certification par défaut.
• Le bénéficiaire du certificat : il est désigné comme Porteur du certificat en cas de certificat de signature, c’est-à-dire permettant la signature électronique en son nom d’une personne physique autorisée à représenter une personne morale ou de certificat d’authentification, c’est-à-dire permettant l’identification formelle d’une personne physique autorisée à représenter une personne morale 
  Le bénéficiaire est désigné comme Responsable du certificat en cas de certificat de cachet, équivalent électronique du timbre humide (tampon) d’une personne morale 

Porteurs et Responsables de certificat doivent être expressément autorisés à solliciter l’obtention de certificats par le(s) représentant(s) légal(aux) afin de déposer un dossier d’enregistrement.

Dans le cadre du dépôt du dossier d’enregistrement, les pièces justificatives listées ci-dessous doivent être fournies via le téléservice au format numérique.

Il est impératif de communiquer tous les justificatifs concernant votre situation lors du dépôt de votre dossier d’enregistrement afin qu’un Opérateur d’enregistrement puis en étudier la recevabilité.

Le dossier d’enregistrement doit être déposé auprès de la Direction du Développement Économique via le téléservice dédié.

Avant de déposer le dossier d’enregistrement sur le téléservice, il est conseillé au déclarant :

1. D’identifier les pièces justificatives demandées pour sa situation 
2. De télécharger sur cette page les modèles à remplir des pièces justificatives à transmettre 
3. De les compléter, les imprimer puis les faire signer par les parties prenantes concernées 
4. De les scanner dans un des formats attendus

Point d’attention : les pièces justificatives signées électroniquement avec un certificat de signature électronique remis par la DDE et en cours de validité doivent être transmises en l’état directement et surtout pas rescannées après impression. Elles perdraient en effet leur valeur probante.

Le déclarant procède alors au dépôt du dossier d’enregistrement via le téléservice en complétant le formulaire en ligne puis en en transmettant les pièces justificatives demandées.

Il reçoit ensuite un accusé d’enregistrement électronique par courriel au moment de la transmission du dossier d’enregistrement.

Le dossier d’enregistrement déposé fait l’objet d’une instruction par un Opérateur d’enregistrement. Des informations complémentaires peuvent être demandées au déclarant dans le cadre de l’instruction du dossier. Le déclarant en est alors informé par courriel et est invité à transmettre les informations demandées par le biais du téléservice.

A la suite de l’instruction du dossier, le déclarant est informé par courriel de l’issue donnée à son dossier. Un courrier de décision de recevabilité, ou de non-recevabilité, est mis à sa disposition dans son espace usager afin de détailler l’instruction.

En cas d’issue favorable donnée au dossier, le déclarant est contacté par un Opérateur d’enregistrement, par courriel ou téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous au sein des locaux de la Direction du Développement Économique pour finaliser la demande et récupérer les certificats demandés.

La finalisation de la demande de certificats et leur retrait s’effectue au guichet de la Direction du Développement Économique, sur rendez-vous préalablement convenu avec un Opérateur d’enregistrement.

Le rendez-vous peut être honoré par le porteur/responsable de chaque certificat, un mandataire de certification ou un représentant légal de l’organisation.

Lors du rendez-vous, la personne se déplaçant au guichet (représentant légal, porteur/responsable du certificat ou mandataire de certification) doit produire les documents suivants :

• Une pièce d'identité en cours de validité la concernant pour présentation à l’Opérateur
• L'original du document concernant les attestations relatives au porteur, respectivement au responsable de certificat
• L'original du mandat du mandataire de certification, le cas échéant
• L'original de l'engagement du mandataire de certification, le cas échéant

Il est précisé que les pièces justificatives valablement signés électroniquement et fournis au travers du téléservice n'ont pas à être déposées au guichet au format papier avec signature manuscrite.

La personne se présentant au guichet doit s’acquitter des frais du certificat avant que ce dernier lui soit délivré, selon le tarif en vigueur fixé par Arrêté Ministériel, soit 120€ par certificat.

La carte à puce contenant le certificat ainsi qu’un document papier contenant le code d’activation du certificat sont remis au porteur.

Dans le cas d’un cachet serveur, le certificat est produit par l’Opérateur après acquittement des frais. Cette opération se clôture par la transmission par courriel du cachet au responsable de certificat.

Dès lors que le porteur est muni de sa carte à puce contenant son certificat, il peut l’activer en cliquant sur le lien transmis automatiquement par courriel à l’adresse fournie dans le dossier lors de la phase de production de la carte.

Après avoir saisi le code d’activation fourni sur le document papier délivré lors de la remise, le porteur accède à son code PIN sous la forme d’un document PDF qu’il doit télécharger et peut alors faire usage de son certificat pour signer ou, le cas échéant, cacheter des documents voire s’authentifier.

Comment procéder à l’activation ?

• Ouvrir le courriel "Activation de votre certificat" reçu à la suite de votre enregistrement
• Cliquer sur le lien URL dans le corps de ce courriel
• Saisir le code d’activation (du document papier remis lors du rendez-vous) sur la page qui s’affiche
• Une page avec un lien URL vers un PDF téléchargeable contenant votre code PIN s’affiche

NB : Vous devez conserver précieusement votre code PIN. Il vous sera demandé à chaque utilisation de la carte pour permettre l’accès au(x) certificat(s) contenu(s).

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction du Développement Économique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc

Dans le cas d’un cachet serveur, l’activation n’est pas nécessaire, aucun code PIN ne protégeant l’accès au certificat.

De quoi avez-vous besoin ?

• Votre carte à puce contenant votre certificat de signature, d’authentification ou de cachet électronique
• Votre lecteur de carte (USB) 
• Le logiciel SafeNet Client installé sur votre ordinateur (disponible en téléchargement sur cette page) 
• Votre document en PDF, ouvert dans le logiciel gratuit Adobe Reader

Comment signer un document ?

• Branchez le lecteur de carte USB à votre PC et y introduire la carte 

Nota Bene : la 1ère fois que la carte est introduite dans le lecteur, un avertissement de sécurité s’affiche avec la question « Voulez-vous installer ce certificat ? ». Cliquez sur «Oui». Le certificat sera alors reconnu lorsqu’il sera introduit dans le lecteur.

• Ouvrez votre document dans Adobe Reader
• Cliquez sur « Outils » en haut à gauche dans Adobe Reader
• Cliquez sur « Certificats »
• Cliquez sur « Signer numériquement » et dessinez la zone dans laquelle vous souhaitez que la signature apparaisse
• Le certificat dans la carte à puce (insérée dans le lecteur) est bien détecté, cliquez sur « Continuer »
• Un aperçu de la signature s’affiche, vous pouvez le personnaliser en cliquant sur « Modifier »
• Cliquez sur « Signer »

Une fois toutes les étapes terminées, assurez-vous que la signature apparaît bien dans l’encart défini.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre certificat, veuillez solliciter la Direction du Développement Economique par courriel à l'adresse suivante : esign@gouv.mc  

Tutoriel Vidéo

Tout certificat de signature, d’authentification ou de cachet électronique en cours de validité est révocable à tout moment selon deux procédures :

• Directement en ligne via le lien suivant https://www.certinomis.com/, «mon espace client» et bouton «Révoquer un certificat». L’accès est possible 7j/7 et 24h/24. Le code de révocation du demandeur sera demandé lors de cette procédure. Ce code lui a été envoyé par e-mail au moment de l’émission du certificat
• en contactant la Direction du Développement Économique par téléphone en cas de perte du code de révocation. Une authentification du demandeur sera alors faite par l’Opérateur sur la base des réponses apportées aux questions choisies lors du dépôt du dossier d’enregistrement. Seul le bénéficiaire ou un mandataire peut révoquer par téléphone. Si au moins une des réponses apportées ne coïncide pas avec celles du dossier, le demandeur devra se déplacer auprès de l’Opérateur pour réaliser l’opération en présentant une pièce justificative d’identité en cours de validité