Questions Fréquentes sur la signature et le cachet électronique professionnel

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé et possède la même valeur.

Elle consiste à signer un document numérique (par exemple un fichier au format PDF) à l’aide d’un certificat électronique qui représente le signataire de manière certaine.

Dans le cas des signatures électroniques que délivre la Direction Expansion Économique, il s’agit de signatures électroniques ne pouvant être utilisées que dans le cadre professionnel : la signature électronique est réalisée par une personne physique habilitée à représenter une personne morale.

Le cachet électronique est l’équivalent du tampon ou "sceau" de l'entreprise. Il consiste à signer un document numérique (par exemple un fichier au format PDF) à l’aide d’un certificat électronique. Ce certificat est remis sur une carte à puce par la Direction Expansion Economique à une personne physique dûment habilitée par le représentant légal.

La signature électronique est associée à une personne physique (représentant une personne morale) alors que le cachet électronique est associé à une personne morale au même titre que le tampon ou "sceau" de l'entreprise.

Un certificat électronique est un fichier qui comprend un ensemble de données et qui permet de sécuriser des échanges dans le cadre de de la signature et du cachet électronique.

Les certificats électroniques de signature et de cachet électroniques sont remis sur une carte à puce par la Direction de l'Expansion Économique. C'est grâce à cette carte à puce et le certificat électronique contenu dedans que les usagers peuvent signer des documents.

Vous pouvez obtenir auprès de la Direction de l’Expansion Économique deux types de certificats :

• Les certificats de signature délivrés sur carte à puce et permettant la signature électronique d’une personne physique représentant une personne morale
• Les certificats de cachet permettant d'apposer le tampon de l'entreprise. Il existe deux types de certificats cachets :
  • Le cachet simple, délivré sur une carte à puce, et qui permet de tamponner un document à la fois (par exemple, il permet d'apposer le tampon de l'entreprise sur le contrat d'un salarié)
  • Le cachet serveur, qui permet de tamponner plusieurs documents en même temps (par exemple, une société de plus de 50 salariés va pouvoir installer le certificat serveur directement dans son système RH pour cacheter les bulletins de paie des employés)

Les certificats cachets serveurs permettent de créer des cachets électroniques aux fins de scellement d’une donnée. Ils peuvent être installés directement sur un serveur ou bien dans un boitier cryptographique.

Un cachet électronique simple sur carte à puce permet à une personne physique représentant une personne morale d'apposer son cachet électronique sur des documents un à un tandis que le certificat cachet serveur permet la réalisation de cachets en masse. Exemple : une société de plus de 50 salariés va pouvoir installer le certificat serveur directement dans son système RH pour cacheter les bulletins de paie des employés.

Les certificats électroniques de signature ou de cachet peuvent être utilisés par les représentants légaux ou tout personne ayant obtenu l'autorisation d'un représentant légal pour représenter la personne morale (aussi appelée porteur). A noter que la société doit impérativement être immatriculée au RCI Monégasque. 

Le porteur de certificat est la personne physique représentant une personne morale identifiée dans le certificat.
C'est la personne qui va en faire usage : signer et cacheter des documents selon le certificat électronique choisi.

Le mandataire de certification est la personne désignée par le représentant légal pour réaliser les demandes et les retraits de certificats pour d’autres personnes de la société.

Il y a 3 avantages principaux à l'utilisation de cachet et de signature électroniques :

• Une sécurité renforcée pour les documents : chaque document signé garantit son intégrité, son authenticité et sa non-répudiation
• Une réduction des coûts liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents ainsi qu’un geste écoresponsable
• Une accélération et une fluidification de la relation client puisque les actions contractuelles peuvent s’effectuer à distance par échange de documents numériques

Le certificat électronique est émis par l’État Monégasque qui agit en tiers de confiance, assure le lien entre une signature électronique et son signataire. Il est délivré par la Direction de l'Expansion Économique.

Toutes les informations nécessaires à l'obtention d'un certificat sont disponibles en suivant ce lien.

Un cachet serveur permet d'apposer des cachets en gros volume réguliers (exemple : pour l’émission de bulletins de paie ou des factures en grand nombre). Vous pouvez sélectionner cette catégorie de certificat dans votre formulaire de demande.

Toutes les informations nécessaires à l'obtention d'un certificat sont disponibles en suivant ce lien.

Ce procédé nécessite une infrastructure et des dispositifs complémentaires fiables à anticiper avec votre service informatique (Equipement HSM, logiciel de scellement automatique des documents, procédure de sécurité …).

Pour plus d'informations, vous pouvez contacter la Direction de l'Expansion Économique par email : esign@gouv.mc

En tant que représentant légal d'une société immatriculée au RCI monégasque, vous pouvez désigner un collaborateur en tant que porteur.

Pour cela, vous pouvez consulter la fiche démarche à ce propos, disponible en suivant ce lien. 

En tant que représentant légal d'une société immatriculée au RCI monégasque, vous pouvez désigner un mandataire de certification en charge de gérer le parc de certificats électroniques de l’entreprise : contrôle du dossier, de l’identité du futur titulaire, enregistrement de la demande auprès de la Direction de l'Expansion Economique et récupération de la carte contenant le certificat.

Pour cela, vous pouvez consulter la fiche démarche à ce propos, disponible en suivant ce lien. 

Les informations recueillies concernant le représentant légal, le porteur ou le mandataire de signature sont ses Nom, Prénom, Civilité, Rôle dans l’entreprise et ses coordonnées professionnelles (Dénomination sociale, siège social, e-mail professionnel, téléphone, numéro RCI).

Pour activer votre certificat :

• Accédez au lien contenu dans l’e-mail d’activation
• Saisissez le code d’accès (du document papier) sur la page web qui s’affiche
• Une page avec un lien vers un PDF téléchargeable contenant votre code PIN s’affiche
• Téléchargez et installez le logiciel SafeNet Client en suivant ce lien

 Retrouvez tout le processus décrit en étape 5 de la fiche démarche disponible en suivant ce lien

Pour pouvoir utiliser la signature électronique sur un document PDF, la personne habilitée à représenter l'entreprise (le signataire) doit disposer d'une carte à puce contenant un certificat électronique. Ceci permet d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité du document.

Retrouvez tout le processus décrit en étape 6 de la fiche démarche disponible en suivant ce lien. 

Je peux utiliser ma signature électronique pour signer un contrat, un bon de commande ou de livraison, une facture, un acte d’engagement, une déclaration ou encore un bulletin de paie. 

Non, les certificats délivrés par la Direction de l'Expansion Économique permettent de réaliser des signatures et cachets électroniques strictement professionnels.

Vous continuerez à avoir le choix de signer de façon manuscrite ou d'opter pour la signature électronique.

Lors de la délivrance de la carte, le porteur reçoit dans un document papier un code d'activation lui permettant d'activer son certificat de signature.

Le porteur reçoit un e-mail permettant d’activer sa carte, il saisit son code d’activation sur une page dédiée et récupère alors son code PIN à 6 chiffres, qui s’affiche dans un document PDF.

Quant au code de révocation, il est émis lors de la génération du certificat et est transmis par e-mail au bénéficiaire et au mandataire. Il permet de révoquer (invalider) le certificat en cas de compromission de celui-ci (ex: perte ou vol de la carte).

En cas de perte de votre code PIN ou de 5 tentatives infructueuses, votre carte est effectivement bloquée et vous devez contacter la DEE via esign@gouv.mc afin de procéder au renouvellement de votre certificat et la délivrance d'une nouvelle carte.

Sachez que la délivrance d'une nouvelle carte implique un acquittement des droits, soit un paiement d'un montant de 120€. 

Non, le code PIN est strictement personnel.

Si vous souhaitez qu'un de vos collaborateurs puisse vous représenter, vous pouvez le désigner en tant que porteur. Il pourra alors effecuter une demande d'enregistrement auprès de la Direction de l'Expansion Économique en suivant la procédure en vigueur.

Non, il n'y a pas de nombre limité de documents signés par an.

Non, le certificat électronique permettant la signature électronique est strictement personnel. Vous seul pouvez en faire usage : le certificat garantit l’intégrité du document et en identifie l’auteur.

Si vous souhaitez qu'un de vos collaborateurs puisse représenter votre société, vous pouvez le désigner en tant que porteur.

Toutes les informations nécessaires à l'obtention d'un certificat sont disponibles en suivant ce lien.

Le porteur reçoit un e-mail permettant d’activer sa carte, il saisit son code d’activation sur une page dédiée et récupère alors son code PIN à 6 chiffres, qui s’affiche dans un document PDF.

La révocation des certificats survient dans les cas suivants :

• Expiration du certificat
• Compromission du certificat : perte ou vol de la carte
• Radiation de la société (du RCI)
• Sortie d’un porteur des effectifs de la société
• Décès d’un porteur

La procédure de révocation est détaillée en ligne en suivant ce lien.

Après la délivrance du cerficat à un porteur, celui-ci reçoit par e-mail un code de révocation. Ce code lui permettra au besoin de réaliser une demande de révocation en ligne.

J’informe la Direction de l’Expansion Économique qui désactivera ma carte ou j’entre le code de révocation que l’on m’a remis à la délivrance sur le lien prévu à cet effet.

La procédure de révocation est détaillée en ligne en suivant ce lien. En cas d’oubli de mon code de révocation, je peux joindre la Direction de l’Expansion Économique par téléphone.

Si un collaborateur disposant d'un certificat électronique quitte la société, vous devez révoquer son certificat. Pour cela vous devez utiliser votre code de révocation reçu par email lors de la délivrance de votre certificat.

La durée de vie des certificats est limitée à 3 ans afin d'être en conformité avec le contexte législatif et normatif relatif à la sécurité des sytèmes d'information en vigueur.

Le certificat a une durée de validité de 3 ans à compter de sa date de délivrance. Je dois le renouveler avant la date d’expiration. Afin de le renouveler, je réalise la même procédure que lors du 1er enregistrement.