Désigner un responsable des informations – Sociétés commerciales

Les sociétés commerciales et les GIE sont tenues de désigner un Responsable des informations élémentaires de la personne morale ainsi qu’un Responsable des informations sur leurs bénéficiaires effectifs.

Les formes juridiques concernées par ces dispositions sont les suivantes :

• Société à responsabilité limitée - SARL 
• Société anonyme - SAM
• Société en commandite simple - SCS
• Société en nom collectif - SNC
• Société en commandite par actions - SCA
• Le Groupement d’intérêt Economique - GIE
• Société Etrangère - SE

Il est possible de désigner une seule et même personne, responsable des deux catégories d’informations, ou de désigner plusieurs personnes distinctes.

Rôle et responsabilités

La ou les personnes désignées sont responsables de :

• La conservation des informations adéquates, exactes et actuelles sur les bénéficiaires effectifs et sur la société (*)
• La communication à la Direction du Développement Économique desdites informations et de leur mise à jour, en vue de leur enregistrement au registre spécial et au « registre des bénéficiaires effectifs - sociétés et GIE »
• La communication aux agents habilités de la Direction du Développement Économique et des autorités compétentes desdites informations
• La conservation des informations et des pièces relatives aux bénéficiaires effectifs et à la société (*) pendant dix ans après la date de la dissolution ou de la liquidation de la société dans un lieu en Principauté de Monaco notifié au service du répertoire du commerce et de l'industrie

(*) informations élémentaires de la société telles que visées à l’article 5 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.853 du 22 juin 1962 portant application de la loi n° 721 du 27 décembre 1961 instituant un Répertoire du commerce et de l'industrie.

Le responsable des informations 

Les sociétés commerciales doivent communiquer au Répertoire du Commerce et de l’Industrie, l’identité de la ou des personnes désignées comme responsable des informations élémentaires et des informations sur leurs bénéficiaires effectifs. 

Cette notification doit permettre de formaliser le consentement préalable de la ou des personnes désignées. 

Le ou les responsables des informations peuvent être choisis parmi :

• Les associés
• Les actionnaires
• Les dirigeants
• Le personnel
• Les membres

Cette ou ces personnes peuvent également être choisies parmi les représentants d’éventuelles personnes morales associées, dirigeantes ou membres (pour les GIE uniquement).

Le ou les responsables désignés doivent obligatoirement être des personnes physiques résidentes à Monaco.

Dans le cas où aucune personne physique résidente en Principauté n’a pu être désignée, le ou les responsables des informations désignés doivent obligatoirement être choisis parmi l’un des professionnels (*) suivants, établi à Monaco et assujetti à la loi n°1.362 du 3 août 2009, modifiée :

• Un avocat-défenseur, avocat ou avocat stagiaire
• Un expert-comptable ou un comptable agrée
• Un notaire
• Un Company service provider
• Un conseil dans le domaine juridique
• Un Multi Family office

(*) personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l'article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l'Article 2 de la Loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée.

Les démarches aux fins d’inscription de ces informations sont entièrement gratuites et doivent être effectuées auprès de la Direction du Développement Economique (9 rue du Gabian – 98000 Monaco, ouvert de 9h30 à 17h du lundi au vendredi) à l’appui du formulaire dédié (à déposer en double exemplaire).

Toute modification relative à la personne désignée et/ou du lieu de conservation doit être notifiée dans le mois suivant cette modification à la Direction du Développement Economique.